Engel-Checkliste Raum- und Speakerbetreuung in Jitsi

Dies gilt für alle Engelrollen: Wenn was klemmt, z.B. eine Rolle nicht besetzt ist oder jemand ausfällt oder ihr Zugangscredentials braucht, so gibt es Hilfe bei den Erzengeln. Die findet Ihr im Himmel und der ist in Mumble.

Unser Mumble-Zugang im Wiener Chaos: Wir empfehlen den Native Mumble Client: Address: mumble.uber.space Port: 48980 Raum-Adresse ist: PrivacyWeek / Himmel - WebClient: mumble.uber.space/ws

Wir haben jetzt eine tolle interaktive Checkliste mit allen Schritten. Link zum Formular. Bitte wirklich während der Stunde ausfüllen, Teile davon sind abhängig vom Ausfüllen und ändern sich dann. Aber kein Absenden, einfach nur als Hilfestellung nutzen.

Für Jitsi sich muss sich der:die Engel mittels der jeweiligen URL in den Bühnenraum verbinden. Alle Räume für alle Talks und Workshops sind bereits definiert. Die Liste der Räume für jeden Talk ist beim jeweilen Erz-Engel (siehe Schichten im Engelsyste), bzw. bei philipp (siehe unten)

Jitsi-Räume 'entstehen', indem die spezifische URL aufgerufen wird, z.B. https://talks.privacyweek.at/irgend-ein-text. Wer den Raum zuerst betritt, der:die ist Moderator. Daher sollten die Welcome Angel die Räume ca. 1 Std. vor dem Talk 'starten' und sich dadurch die Moderatorenrechte 'sichern'.

Der:die Engel gibt die URL laut Liste für diesen Talk ein und hat danach die Moderationsrechte für diesen Raum. Sie:er kann diesen Raum mit einer Lobby und einem Passwort sicher (das wollen wir aber diesmal nur bei Bedarf nutzen, d.h. falls es einen 'Vorfall' gibt) und - ganz wichtig! - muss die Moderatorenrechte dann vor dem Talk diese Moderationsrechte an die:den Moderator:in weitergeben (Details siehe Weitergabe des Raums an die:den Moderator:in

Solange man noch allein ist und auf Speaker und/oder Diskussionsteilnehmer wartet - bitte sicherstellen,

1. dass die eigene Kamera, Mikro und Lautsprecher funktionieren,
2. dass die Freigabe einer Anwendung klappt,
3. vor allem checken ob diese Präsentatoren evt. eine Präsentation auf den Nextcloud-Server geladen haben und ob diese auch zur Verfügung steht. Das Hochladen von Slides geht übrigens über den Link https://cloud.privacyweek.at/s/6EHQm4MjyLs7q6Z und für Audio- oder Video-Files https://cloud.privacyweek.at/s/ZEJN4NzF3FwrJLi
4. Falls dann immer noch Zeit ist, so empfielt es sich, die verschiedenen Konfigurationsoptionen und Menues noch mal auszuprobieren um noch sicherer zu wissen, wo sich was befindet. Auch sollte das Tutorial How-To für Jitsi zur Hand sein, dort finden sich viele Tipps und Optionen für Trouble bei den Teilnehmern.

Die Speaker:innen müssen den Link eingeben/anklicken, den sie per Mail bekommen haben. Sie werden dann so ein Fenster sehen wenn sie die URL eingeben (natürlich/hoffentlich mit dem eigenen Gesicht):

Optional, derzeit nicht aktiv: Das Absichern des Raumes, siehe ganz unten für Details.

Falls wir im Laufe der Woche Bedarf nach mehr Sicherheit sehen, so könnten wir die Lobby-Feature aktivieren und ein Passwort setzen. Das würde dann so aussehen:

Die Speaker:innen können das Passwort hier eingeben, aber wegen der Lobbyfeature gibt es einen auch eine Warnung und Speaker:in kann aktiv eingelassen werden. Dafür muss aber das Chat-Fenster beim Angel geschlossen sein!

Falls die:der Speaker:in das Passwort für diesen Talk vergessen hat, so wird innen im Raum angezeigt, dass jemand außen anklopft, das sieht so aus Ich schlage vor, die:der Speaker:in reinzulassen.

Wenn Speaker, Diskussionsteilnehmer oder Workshop-Organisatoren im Raum sind - freundlich verbal begrüßen und auf eine Antwort warten - darum bitten, dass die anderen etwas sagen, checken ob die Lautstärke hinkommt und die Verständlichkeit.

Falls keine Antwort kommt, so kann man bei Jitsi bereits an den Icons der Gäste (evt. Maus bewegen damit die erscheinen) bereits sehen, wie die Einstellungen bei den Gästen sind, siehe hier Ein Mouse-over in der linken oberen Ecke zeigt bei Jitsi die Qualität der Anbindung, die kleinen Icons rechts unten zeigen in diesem Fall, dass Mikro und Kamera ausgeschaltet sind. Dies kann man den Gästen verbal kommunizieren und dann kann man erklären, wo das Mikro im Jitsi-Fenster eingeschaltet wird.

Falls das Aktivieren das Mikros nicht die Lösung ist, so geht es weiter unten weiter.

Falls der Andere zu hören ist, aber nicht verständlich, vorschlagen einen (anderen) Headset zu verwenden.

Falls gar keine verbale Kommunikation zustande kommt, bitte den Chat-Kanal öffnen und versuchen, auf diese Weise zu kommunizieren. Falls dies auch nicht klappt, so haben wir Notfallstelefone für (hoffentich) die meisten der Teilnehmer, diese bekommt man von den Erzengeln.

Chromium (oder Chrome) macht deutlich weniger Probleme als Firefox und Safari. Bitte dringend vorschlagen für diesen Talk auf diesen Browser zu wechseln - speziell dann, wenn es irgendwelche Probleme gibt.

Bitte Speaker:in fragen, wie viele Slides in der Präsentation sind.

Die Videoregie hätte gern die Info, wie viele Slides in der Präsentation sind. Dann können sie den optischen Eindruck irgendwie besser planen. Bitte diese Info mittels Mumble in den Kanal Videoregie weitergeben, am besten 1x als Text und 1x verbal.

Bitte Speaker:in zu einem Upload der Präsentation motivieren.

Wir hätten sehr gern (aus mehreren Gründen) wenn die Präsentation als PDF, Powerpoint oder LibreOffice Datei vorab hochgeladen würde (Apple Keynote bitte in eines der Formate exportieren). Die dafür notwendige Upload-URL für Slides ist https://cloud.privacyweek.at/s/6EHQm4MjyLs7q6Z

Das Hochladen hilft auch unseren Simultan-Übersetzern ganz extrem - sie haben dann den Text vorher mal gesehen. Ebenso hilft ihnen, wenn sie andere Unterlagen zu dem Vortrag bekommen können - sie können sich dann besser auf die (Spezial-)Vokabeln einstellen.

Zum anderen können wir die Datei dann auf einen virtuellen PC laden und Speaker:in kann diese während des Vortrags selbst steuern. Auf diese Weise kann die Regie flexibel zwischen Eurem Kamerabild und Eurer Präsentation wechseln. Die Zuschauer:innen sehen dann abwechselnd Euch und Eure Präsentation. Das ist mit Abstand die beste 'user experience'. Die Details aus Sicht des Welcome Angels sind weiter unten: Der virtuelle SpeakerPC

Wie bei jedem Kongress brauchen auch wir ein Speaker's Agreement. Bitte die Speaker:innen danach fragen und noch mal höflich erinnern. Die ersten beiden Kästchen brauchen wir auf jeden Fall - das dritte Kästchen entspricht unseren üblichen Arbeitsweisen und über das vierte Häkchen würden uns sehr freuen. Wenn die ersten beiden nicht angeklickt sind, können wir den Talk Workshop nicht übertragen.

Dafür haben wir 2 Nextcloud Formulare erstellt:

DE: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/fHTpytkX78AHPzHn

EN: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/jN5LyRnMCxTJ4GZJ

Es ist gut, wenn Speaker:innen was zum Trinken zur Hand haben, trockener Hals und so . . .

Aber: bitte dazu sagen, dass es gut ist, z.B. bei einer Podiumsdiskussion mit dem Trinken noch zu warten, bis jemand anderes spricht (und dadurch im Bild ist). Außerdem bitte vor dem Trinken das Mikro muten, die Trinkgeräusche kommen bei den Headset-Mikros sehr schön rüber. Und speziell wenn das Glas an das Mikro stößt, das kann laut sein.

Bei auch bei der Ausleuchtung die Speaker:innen etwas beraten: oft hilft es, wenn der Raum heller ist. Leicht irritierend kann es sein wenn sich der Monitor in der Brille spiegelt: andere Brille versuchen oder die Helligkeit des Schirms vorsichtig etwas runterdrehen.

Noch ein Hinweis: Vorsicht bei einem nicht ganz stabilen Tisch - ein Anlehnen an den Tisch kann zu heftigem Schaukeln der Kamera führen, Zuschauer könnten seekrank werden.

Speaker:innen sind typischerweise sehr dankbar, wenn der:die Welcome Angel darauf aufmerksam machen - wir haben dieses Feedback bereits bekommen.

Wer an vielen virtuellen Events teilnimmt der weiß, dass Teilnehmer oft mit Technik-Herausforderungen kämpfen bevor sie mit Bild und Ton online sind.

Wenn der Gast bereits das Mikro aktiviert hat (dies sieht man am Icon für den Gast, siehe oben) dann verbleiben als häufigste Probleme unserer Erfahrung nach:

1. Die Einstellungen zu Freigabe von Kamera, Mikro und Bildschirm am jeweiligen Browser
2. Die Systemeinstellungen des jeweiligen Betriebssystems

1. Probleme bei den Freigaben im Browser

Je nach Browser-Einstellungen hatte der Web-Browser den Gast vor dem Beitreten zuerst nach der Erlaubnis gefragt, Kamera und Mikrofon benutzen zu dürfen (leider unterschiedlich pro Browser). Beides muss freigegeben werden. Falls dies vor dem Einstieg nicht sauber passiert ist, sie kann dies nun in der Browserleiste des jeweiligen Browsers durch Klick auf den Icon links von der URL gecheckt und nachgeholt werden. Hier zum Beispiel im Chromium. Firefox: Bei Firefox müsst Ihr ggf. beim Wechsel zwischen Kamera und Bildschirmfreigabe diesen Dialog später durch einen Klick auf das Schloss-Symbol links von der Adresszeile noch einmal wiederholen. (Dies ist übrigens auch im Tutorial für die Speaker beschrieben):

Ein weiteres mögliches Problem mit der Kamera ist folgende Fehlermeldung „camera cannot be activated for unknown reasons“ Dies trippt z.B. dann auf, wenn die Kamera in einer anderen Anwendung aktiv ist, z.B. in einem anderen Browser. Erster Versuch ist daher das Schließen von anderen Programmen/Browsern. Falls das auch nichts bringt, so hilft bestimmt ein Restart.

Bei Geräten mit 2 Kameras haben wir erlebt, dass die falsche Kamera aktiv ist. In solchen Fällen wird u.U. bei einem Klick auf das Kamerabild (im Kachelmodus von Jitsi) die Option „Flip“ angeboten. Alternativ können die Kameras bei Win10 in der Kamera-App vertauscht werden.

2. Probleme mit den Systemeinstellungen

Die zweite mögliche Fehlerquelle bei fehlener Audio-Kommunikation kann an Systemeinstellungen liegen - für Win10 (rechte Maustaste auf das Lautsprechersymbol) gibt die Option, den Lautsprechermixer zu checken.

Bei Win10 beispielsweise aktiviert man den Lautsprechermixer (engl. Volumemixer) mit der rechten Maustaste auf dem Lautsprecher in der Taskleiste: engl. Im Lautsprechermixer/Volumemixer schauen, dass der jeweilige Browser nicht deaktiviert oder zu leise ist, wie hier zB Chrome de-aktiviert ist:

Das Problem kann aber auch in den Sound-Einstellungen liegen, z.B. falsche Audiogeräte konfiguriert (Kopfhörer, die aber nicht 'drinstecken' o.ä. - Achtung: Headsets die über einen Klinkenstecker verbunden sind werden (typischerweise) nicht als separate Geräte aufgeführt, sondern sie fallen unter die Default-Systemgeräte. führt z.B. zu In diesem Fenster kann auch das Mikrofon getestet werden, es sollten bei Geräuschen Ausschläge an der Pegel-Anzeige zu sehen sein. Manchmal hilft ein Reboot, aber diese Sound-Einstellungen können auch penetrant permanent sein.

Wenn Lautsprecher und Mikrofon klappen, so sollten die Teilnehmer mal die Kamera aktivieren. Dann sollte am Rande des Jitsi-Fensters die Person zu sehen sein. Falls gar nichts kommt, so könnten dies wieder Freigabeprobleme des Browsers sein.

Eine weitere Option für das Trouble-Shooting bei Jitsi sind die 3 Punkte rechts unten, dann Einstellungen und dann werden die Geräte für Kamera, Mikro und Lautsprecher angezeigt.

Wenn die Kamera aktiv ist, so kann die Ausleuchtung sub-optimal sein (z.B. Gegenlicht, aber evt. ist das auch gewollt). Einfach Feedback geben und nachfragen ob das so OK ist.

Wenn ein Präsentator aus grundsätzlichen Gründen keine Kamera aktivieren möchte, so ist das natürlich auch OK.

Wenn Lautsprecher, Mikrofon und Kamera klappen, so sollte bei Präsentationen die Bildschirmfreigabe, bzw. Freigabe einer Anwendung geübt werden. Hier wird jetzt erst mal der Fall beschrieben, dass die Präsentation NICHT vorher hochgeladen wurde.

Dies hat viele Vorteile, hier der Ablauf:

Der virtuelle PresenterPC wird dafür in den jeweiligen Raum eingebunden. Hier der Ablauf:

• wenn Speaker:in da ist, noch mal auf diesen tollen Weg hinweist und bittet, die Präsentation hochzuladen (Link= https://cloud.privacyweek.at/s/6EHQm4MjyLs7q6Z )
• mittels Mumble die Videoregie (verbal) kontaktieren und darauf hinweisen, dass der SpeakerPC für den kommenden Talk benötigt wird. Der SpeakerPC ist zwar erst verfügbar wenn der vorige Talk aus ist, aber mit der Vorwarnung geht sich das aus
• spätestens 10 Min. vor dem Talk kommt $mensch in den Jitsi-Raum und hilft bei der Konfiguration des SpeakerPCs und der Übergabe der Kontrolle an Speaker:in. Screenshots finden sich etwas weiter unten
• Es ist übrigens gut, wenn ihr das Chatfenster bei Nicht-Benutzung des Chats geschlossen habt. Sonst ist das „Reinlassen“ Fenster nicht anklickbar, und das wird öfters benötigt, z.B. um den SpeakerPC in den Raum zu lassen und auch Speaker:in falls sie:er mal rausfliegt oder rausgeht, weil was hängt

Wenn der virtuelle PC mit den Slides in den Jitsi-Raum eingefügt wird, so entsteht eine weitere Kachel, so als gäbe es einen weiteren Speaker. Die Steuerung dieses Geräts geht über folgendes Menue mit dem neuen Menuepunkt 'Fernsteuerung' Dieses Menue erreicht ihr über die 3 Punkte innerhalb der Kachel von genau diesem SpeakerPC. Mit Hilfe von 'Fernsteuerung' übernimmt dann Speaker:in die Kontrolle über diesen PC, indem die Präsentation durch Albert bereits gestartet wurde.

Wenn neben 'Fernsteuerung' das Dreieck gezeigt wird, so kann die Kontrolle über diesen PC übernommen werden. Wenn die Präsentation bereits gestartet wurde kann mit Hilfe der 'Pfeilchentasten' vor und zurück geblättert werden. Dabei ist es hilfreich wenn Speaker:in diese Kachel durch anklicken groß darstellt.

Wenn dieses Menue später wieder aufgerufen wird, so könnte die Präsentation wieder gestoppt werden. Das ist aber keine gute Idee, denn bei den Fragen möchten Speaker:innen oft wieder in den Slides blättern. Einfach die Präsentation aktiv lassen, die Regie blendet die eh aus.

Die Anleitung findet sich im Tutorial How-To für Vortragende und Teilnehmer:innen von Podiumsdiskussionen. Optimalerweise wird bei der Freigabe nicht der gesamte Bildschirm freigegeben. Wenn Präsentationen im Vollbildmodus laufen, so können die Teilnehmer das Chat-Fenster nicht mehr sehen, daher habe ich für einige Programm in den Tutorials wie ohne Vollbildmodus präsentiert werden kann (aber wenn das nicht klappt so ist das nicht tragisch, solange eine Sprachverbindung erhalten bleibt).

Präsentatoren sollten wenn die Freigabe klappt das Weiterblättern probieren und dann vielleicht einfach mal mit dem Vortrag beginnen. Dabei kann dann Feedback gegeben werden falls etwas nicht passt, z.B. falls die Lautstärke beim Präsentieren stark schwankt weil die Entfernung vom Mikro zu stark schwankt.

Dies sollte eigentlich nicht nötig sein - bei unseren Tests hat sich die Sprache des Jitsi-Raumes auf die Sprache des jeweiligen Computers eingestellt.

Wenn die Sprache eines Raumes in Jitsi Meet geändert werden soll, so geht dies über die 3 Punkte rechts unten, d.h. die Einstellungen/Settings. Dann kommt Dann geht's bei Einstellungen/Settings zu Dort kann die Sprache gewählt werden.

Die Rolle des Welcome Angels für Jitsi endet mit der Übergabe des Raumes an die:den Moderator:in. Danach kann/soll sich der:die Welcome Angel aus dem Raum abmelden.

Ganz wichtig bei dieser Übergabe ist die Weitergabe der Moderationsrechte an die:den Moderator:in. Dies geschieht, indem auf dem Icon die 3 Punkte in der linken unteren Ecke angeklickt werden. Dadurch wird folgendes Menue angeboten: Hier wird nun „Zum Moderator machen“ ausgewählt. Wenn dies vergessen wird und sich die:der Welcome Angel abmeldet, so stehen Menuepunkte (zu finden über die 3 Punkte ganz rechts unten) nicht zur Verfügung, z.B. „Alle anderen stummschalten“.

Auch das Herauswerfen eines „Störenfrieds“ ist nur für Personen mit Moderatorrolle in Jitsi möglich. Das Herauswerfen geht mittels

Wenn die fehlenden Moderatorrechte nachträglich entdeckt wird, so kann das behoben werden indem ein beliebiger Welcome Angel später wieder in diesen Raum geht und die Weitergabe der Moderatorenrechte dann durchführt.

Falls wir im Laufe der Woche Anlass sehen, die Sicherheit unserer Jitsi-Räume zu erhöhen, so würden wir die Räume nach dem Starten durch den Engel zusätzlich absichern.

Um einen Raum (optional) abzusichern muss der Engel in der Steuerungsleiste das Schildsymbol nutzen. Dann kommt Auf dem Bild ist die Lobby-Feature aktiviert und ein Passwort gesetzt. Ob wir Passwort benötigen kann von Fall zu Fall entschieden werden nachdem sich alle Beteiligten (Speaker, Moderator:in und Regie) im Raum befinden und sich auf ein geeignetes Passwort einigen.

Lobby-Feature bedeutet, dass eine explizite Freigabe pro Eintritt zum Raum gegeben werden muss.

Philipp Tel/Signal: +43 680 218 6406, Matrix: @philipp_s:matrix.org, Mail: philippschaumann@mailbox.org

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