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How-To für Workshop-Veranstaltung in BigBlueButton (BBB) – PrivacyWeek2020

Zielgruppe dieses Tutorials

Dieser Text geht davon aus, dass der BBB-Raum bereits eingerichtet und gestartet wurde. Beides wird durch 'Engel' durchgeführt. Der folgende Text beschreibt die vielfältigen Möglichkeiten die die Nutzer dann im Raum selbst haben. Nutzer, das sind in diesem Fall sowohl die Engel wie die Organisatoren von Workshops.

Das Wichtigste zuerst: welche Technik wird benötigt

  • Computer mit Linux, MacOS oder Microsoft Windows
  • Webbrowser (wir haben getestet mit Chromium, Google Chrome und Firefox, Safari auf MacOS)
  • Wir empfehlen ein Headset mit Mikrofon oder ein externes Mikrofon - wir haben aber auch mit eingebauten Mikrofonen und Lautsprechern im Laptop getestet

Grundsätzliches zu Technik und Ablauf bei BigBlueButton

Die PrivacyWeek 2020 findet exklusiv online statt. Dies betrifft nicht nur das Publikum, sondern auch alle Personen, die bei der Organisation mitwirken (z.B. die Regie) und auch alle, die auf der virtuellen Bühne auftreten.

Für Workshops, Pausengespräche und Lightning-Talks nutzen wir die quell-offene Software BigBlueButton (BBB). Alle unsere Server werden vom Chaos Computer Club Wien in Österreich gehostet.

Jeder Workshop, Pausengespräch, etc. findet in einem virtuellen „Raum“ statt. Jeder Raum hat eine eigene URL. Räume können so konfiguriert werden, dass entweder die Teilnehmer direkt beitreten können oder erst duch den Moderator einzeln eingelassen werden müssen oder die Räume können mit einem Zugangscode versehen werden.

Es gibt für Workshops in BBB jeweils nur eine URL für Teilnehmer*innen und Veranstalter*innen – Workshops werden nicht (so wie die Vorträge) „gestreamt“, sondern alle sind in einem gemeinsamen Raum und können sich gegenseitig hören oder sehen, gut geeignet für Diskussionen und Kollaborationen.

Die URLs werden den Vortragenden per Email und Teilnehmer*innen über die Privacyweek-Website bzw. den Fahrplan bekannt gegeben. Ein virtueller Workshopraum wird ca. 1 Std vor dem jeweiligen Event durch einen der 'Engel' eröffnet. Sie/er hilft den Veranstaltern beim Einrichten und dem technischen Setup.

Wir schlagen vor, dass zur Sicherheit der Test 45 Min vor Beginn beginnen sollte. Der/die Engel hat Moderationsrechte und kann Rechte an andere Teilnehmer*innen vergeben. Dies kann z.B. das Moderationsrecht sein, oder aber das (geringere) Präsentationsrecht. Eine Person mit Präsentationsrecht kann ihren Bildschirm (oder eine Anwendung) freigeben, aber dieses Recht kann durch die Moderation auch wieder entzogen werden. Die Moderation kann auch Teilnehmer stumm schalten und bei Störungen auch permanent aus dem Raum entfernen.

BBB wurde für Schulen und Universitäten entwickelt. Daher gibt es eine Reihe von Kollaborationsmöglichkeiten. So kann die Moderationsperson z.B. Umfragen starten, sog. Break-out-Räume für Untergruppen anlegen und das eingebaute Whiteboard für alle Teilnehmer*innen freigeben. Dort kann geschrieben und gezeichnet werden, jede*r Teilnehmer*in in einem eigenen „Layer“, aber für alle sichtbar. Außerdem können externe Videos präsentiert werden.

Sehr praktisch ist das Hochladen einer (oder mehrerer) Präsentation(en). Dies kann z.B. während des Setups passieren. Diese Dateien werden dann auf dem Server in ein internes Format umgewandelt und können später präsentiert werden. Vorteil ist, dass während der Veranstaltung (bei ausgeschalteten Kameras) nur eine sehr geringe Bandbreite benötigt wird – Nachteil ist, dass alle Animationen in der Präsentation verloren gehen.

Sehr zu empfehlen sind die kurzen Tutorial-Videos (leider in recht schnellem Englisch).

Wer sich mit BBB vertraut machen möchte, kann sich aber über office@privacyweek.at melden und dann machen wir eine gemeinsame Sitzung zum Üben, dies wird SEHR angeraten für alle Veranstalter*innen von Workshops.

Ablauf des Workshops aus Sicht des Workshop-Teams

Organisator*innen von Workshops wählen sich bitte ca. 45 Minuten vor dem Event in den jeweiligen virtuellen Raum ein (es wird ca. 60 Minuten vor jedem Event ein 'Engel' vom PW-Team den virtuellen Raum starten und dann dort anwesend sein).

Die URL des spezifischen Raumes wird vorher kommuniziert und findet sich auch auf der PW-Website bzw. im Fahrplan. Im virtuellen Raum sollten dann die notwendigen Einstellungen und geplanten Interaktionen getestet werden.

Organisator*innen von Workshops haben verschiedene Möglichkeiten zur Präsentation. Sie können ihren Beitrag vorab als Powerpoint oder LibreOffice Datei an eine noch zu kommmunizierende URL einsenden. Oder die Präsentation wird in der Vorbereitungszeit vor dem Event selbst hochgeladen.

In beiden Fällen wird die Datei dann auf dem BBB-Server „in diesem Raum“ abgelegt und kann dann leicht präsentiert und von der Präsentationsperson selbst gesteuert werden.

Oder die Organisator*innen präsentieren ihre Slides vom eigenen Gerät, dabei wird während der „Bildschirmfreigabe“, bzw. Freigabe eines Anwendungsfensters üblicherweise bei BBB die Präsentation und auch die Kamera übertragen.

Die Details des Ablaufs für Worshop-Veranstalter*innen: Nutzung der virtuellen BBB-Bühne

Für Worshop-Veranstalter*innen gilt

  1. Start des Browsers und Verbindung zur URL des virtuellen Workshopraums (wird den Vortragenden rechtzeitig vor der Veranstaltung mitgeteilt, es gibt für jedes Event eine eigene URL). Falls der Raum noch nicht geöffnet ist, so bekommen Sie eine geeignete Meldung, ebenso falls der Raum so konfiguriert wurde, dass jede*r Teilnehmer*in eingelassen werden muss. Auf jeden Fall müssen Sie vor dem Betreten einen Namen vergeben, Workshop-Organisator*innen sollten dort den Namen verwenden, unter dem sie auch auftreten. Hier die Namenseingabe . So sieht die Eingabe des Zutrittscodes bei einem limitierten Workshop aus (der Code wird vorher übermittelt). Dann erscheint ein Fenster, in dem ausgewählt werden muss, ob mit oder ohne Mikro beigetreten werden soll (dies kann später jederzeit geändert werden) Falls „mit Mikrofon“ so folgt jetzt der so genannte Echotest (Sie sollten etwas hören und könnnen dies dann bestätigen) Falls sie nichts hören, so können Sie sich einen Fehlerhinweis einzeigen lassen. Hilfe bei Fehlern
  2. Dann sind sie im Raum und sehen den Standardscreen.
  3. Je nach Ihren Browser-Einstellungen fragt der Browser im Rahmen dieses Dialogs nach der Erlaubnis, Kamera und/oder Mikrofon benutzen zu dürfen (leider unterschiedlich pro Browser). Bitte geeignet freigeben. Es folgt das Beispiel für Chrome. Nun folgt ein Screenshot für Firefox: Bei Firefox müssen Sie evt. beim Wechsel zwischen Kamera und Bildschirmfreigabe diesen Dialog später durch Klick links von der URL wiederholen.

- In diesem Bühnenraum wird ca. 60 Minunten vor Beginn Ihres Auftritts bereits eine Person anwesend sein die beim Einrichten und Überprüfen der technischen Voraussetzungen unterstützt.

  1. Es folgen die Steuerelemente der unteren Steuerleiste im Detail. In der Mitte deutlich sichtbar ist das Mikrofon, dieses kann auch zentral stumm geschaltet werden, danach können die einzelnen Teilnehmer*innen es aber wieder aktivieren. Rechts neben dem Mikro befindet sich „Audio beenden“, damit stellen Sie die Tonwiedergabe ab. Das Kamerasymbol rechts davon aktiviert und de-aktiviert die Kamera. Ganz rechts ist die so genannte Bildschirmfreigabe, damit können nicht nur der gesamte Bildschirm, sondern auch einzelne Anwendungen frei gegeben werden – aber ACHTUNG: die Anwendung muss dafür vorher gestartet sein und ein offenes Fenster haben, d.h. nicht „minimiert“ sein.
  2. Für Workshop-Organisator*innen ist auch das „+ Steuerelement“ wichtig. Dort kann eine Umfrage gestartet werden, eine Präsentation entweder hochgeladen oder eine bereits hochgeladene Präsentation gestartet oder ein externes Video gezeigt werden. Wenn bereits Präsentation(en) hochgeladen wurden, so werden sie dort in einem Menü angezeigt.
  3. Für Workshop-Organisator*innen gibt es noch weitere Steuermöglichkeiten: Links oben findet sich die Steuerung des öffentlichen Chats. In diesem Fenster findet sich auch die URL, falls noch jemand dazu eingeladen werden soll.
  4. Das Zahnrad neben „Teilnehmer“ gibt weitere Steuerungen: Da kann z.B. eine Stummschaltung de-aktiviert werden oder die Teilnehmerrechte für alle eingeschränkt werden, z.B. Nutzung von Kamera, Mikrofon, etc. Außerdem können hier „Breakout-Rooms“ erstellt werden, dies wird im Tutorial detailliert beschrieben.
  5. Das nächste Steuerelement findet sich, wenn der Name einer Teilnehmerin*eines Teilnehmers angeklickt wird. Hier kann ein* störende*r Teilnehmer*in (auch permanent) entfernt werden.
  6. Ein weiteres Steuerelement findet sich am rechten Rand: Diese Steuerung ist für das Whiteboard. Dort können sich alle Teilnehmer*innen beteiligen, falls sie das „Zeichnen-Icon“ (das untere der 4) aktiviert haben. Die Tools für das Whiteboard sind im Screenshot zu sehen. Die weiße Fläche bekommen Sie, indem Sie auf der Standard-Präsentation (zu finden in „Datei hochladen“ auf Slide 2 gehen.

Angebot eines Testlaufs: Damit während des Events alles klappt, machen wir das Angebot, bereits vor der Privacyweek den Setup auszuprobieren, indem man mit office@privacyweek.at Kontakt aufnimmt – wir vereinbaren dann einen passenden Termin.

Mögliche Fehlerquellen

Lautstärkemixer kontrollieren

Wenn in einem Browser oder einer Software kein Ton gehört werden kann, dann kann es daran liegen, dass im Betriebssystem die Lautstärke für einzelne Anwendungen reduziert oder blockiert. Hier ein Beispiel für die Aktivierung des Lautsprechermixers für Win10: rechte Maustaste auf dem Lautsprecher in der Taskleiste bringt Im Lautsprechermixer schauen, dass der jeweilige Browser nicht deaktiviert oder zu leise ist, hier im Bild ist der Lautsprecher für Chrome de-aktiviert.

howto_bbb.1602430839.txt.gz · Zuletzt geändert: 2020-10-11 15:40 von philippschaumann