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--- howto_engel-check [2020-10-28 09:12] – philippschaumann
+++ howto_engel-check [2021-10-26 09:18] (aktuell) – [NEU: interaktive Checkliste mit allen Schritten] philippschaumann
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 ====== Engel-Checkliste Raum- und Speakerbetreuung in Jitsi ======
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 Raum-Adresse ist: PrivacyWeek / Himmel - WebClient: **mumble.uber.space/ws**
+===== NEU: interaktive Checkliste mit allen Schritten =====
+Wir haben jetzt eine tolle interaktive Checkliste mit allen Schritten. [[https://pads.c3w.at/form/#/2/form/view/K7tnLHkgKQe1PNWbmE96SfAn6FVGXqJ22rdtun33PHU/|Link zum Formular]]. Bitte wirklich während der Stunde ausfüllen, Teile davon sind abhängig vom Ausfüllen und ändern sich dann.  Aber kein Absenden, einfach nur als Hilfestellung nutzen.
 ===== Starten, bzw. Betreten des Raumes =====
 Für **Jitsi** sich muss sich der:die Engel mittels der jeweiligen URL in den Bühnenraum verbinden.
-Alle Räume für alle Talks und Workshops sind bereits fertig angelegt. Die Liste aller Räume für jeden Talk ist auf . . . .
+Alle Räume für alle Talks und Workshops sind bereits definiert. Die Liste der Räume für jeden Talk ist beim jeweilen Erz-Engel (siehe Schichten im Engelsyste), bzw. bei philipp (siehe unten)
-Um einen Jitsi-Raum starten zu können muss eine:e Engel auf dem Jitsi-Server einen Account haben. Diese Accounts gibt es bei philipp (siehe unten)
-Der:die Engel gibt die URL laut Liste für diesen Talk ein, wird dann aufgefordert, sich zu authentifizieren und hat danach die Moderationsrechte für diesen Raum, muss diesen Raum mit einer Lobby und einem Passwort sicher und - **ganz wichtig!** - muss die Moderatorenrechte dann vor dem Talk diese Moderationsrechte an die:den Moderator:in weitergeben (Details siehe [[howto_engel-check#weitergabe_eines_jitsi-raumes_an_dieden_moderatorin|Weitergabe des Raums an die:den Moderator:in]]
+Jitsi-Räume 'entstehen', indem die spezifische URL aufgerufen wird, z.B. https://talks.privacyweek.at/irgend-ein-text. Wer den Raum zuerst betritt, der:die ist Moderator. Daher sollten die Welcome Angel die Räume ca. 1 Std. vor dem Talk 'starten' und sich dadurch die Moderatorenrechte 'sichern'.
-===== Erster Schritt: diesen Raum absichern =====
+Der:die Engel gibt die URL laut Liste für diesen Talk ein und hat danach die Moderationsrechte für diesen Raum. Sie:er kann diesen Raum mit einer Lobby und einem Passwort sicher (das wollen wir aber diesmal nur bei Bedarf nutzen, d.h. falls es einen 'Vorfall' gibt) und - **ganz wichtig!** - muss die Moderatorenrechte dann vor dem Talk diese Moderationsrechte an die:den Moderator:in weitergeben (Details siehe [[howto_engel-check#weitergabe_eines_jitsi-raumes_an_dieden_moderatorin|Weitergabe des Raums an die:den Moderator:in]]
-Um diesen Raum abzusichern muss der Engel in der Steuerungsleiste das Schildsymbol nutzen. Dann kommt {{ :wiki:passwort1.jpg?direct&300 |}} Die Lobby-Feature ist aktiviert und ein Passwort gesetzt. Die Passworte sind unterschiedlich für jeden Talk und in der oben verlinkten Liste zu finden.
 ===== Solange Engel noch allein im Raum ist =====
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   -  dass die eigene Kamera, Mikro und Lautsprecher funktionieren,
   -  dass die Freigabe einer Anwendung klappt,
-  -  vor allem checken ob diese Präsentatoren evt. eine Präsentation auf den **Nextcloud**-Server geladen haben und ob diese auch zur Verfügung steht. Das Hochladen von Slides und/oder Videos geht übrigens über den Link https://cloud.privacyweek.at/s/CmGmrmCEZjgEs8t (wie diese Dateien dann weitergereicht werden ist noch zu klären !!!! )
+  -  vor allem checken ob diese Präsentatoren evt. eine Präsentation auf den **Nextcloud**-Server geladen haben und ob diese auch zur Verfügung steht. Das Hochladen von **Slides** geht übrigens über den Link https://cloud.privacyweek.at/s/6EHQm4MjyLs7q6Z  und für **Audio- oder Video-File**s https://cloud.privacyweek.at/s/ZEJN4NzF3FwrJLi
   - Falls dann immer noch Zeit ist, so empfielt es sich, die verschiedenen Konfigurationsoptionen und Menues noch mal auszuprobieren um noch sicherer zu wissen, wo sich was befindet. Auch sollte das Tutorial [[vortragende_how_to|How-To für Jitsi]] zur Hand sein, dort finden sich viele Tipps und Optionen für Trouble bei den Teilnehmern.
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 ===== Wenn die Speaker:in kommt =====
-Die Speaker:innen werden dann später folgendes Fenster sehen wenn sie die URL eingeben: {{ :wiki:passwort2.jpg?direct&300 |}} Die Speaker:innen können das Passwort hier eingeben, aber wegen der Lobbyfeature gibt es einen auch eine Warnung und Speaker:in kann aktiv eingelassen werden. Dafür muss aber das Chat-Fenster beim Angel geschlossen sein!
+Die Speaker:innen müssen den Link eingeben/anklicken, den sie per Mail bekommen haben. Sie werden dann so ein Fenster sehen wenn sie die URL eingeben (natürlich/hoffentlich mit dem eigenen Gesicht):
+{{ :wiki:jitsi1.jpg?400 |}}
+Optional, derzeit nicht aktiv: Das Absichern des Raumes, siehe ganz unten für Details.
+Falls wir im Laufe der Woche Bedarf nach mehr Sicherheit sehen, so könnten wir die Lobby-Feature aktivieren und ein Passwort setzen. Das würde dann so aussehen:
+{{ :wiki:passwort2.jpg?direct&300 |}} Die Speaker:innen können das Passwort hier eingeben, aber wegen der Lobbyfeature gibt es einen auch eine Warnung und Speaker:in kann aktiv eingelassen werden. Dafür muss aber das Chat-Fenster beim Angel geschlossen sein!
+Falls die:der Speaker:in das Passwort für diesen Talk vergessen hat, so wird innen im Raum angezeigt, dass jemand außen anklopft, das sieht so aus {{ :wiki:moderator5.jpg?direct&300 |}} Ich schlage vor, die:der Speaker:in reinzulassen.  ;-)
+=====  Freundliche Begrüßung und Technikcheck =====
+Wenn Speaker, Diskussionsteilnehmer oder Workshop-Organisatoren im Raum sind
+- freundlich verbal begrüßen und auf eine Antwort warten
+- darum bitten, dass die anderen etwas sagen, checken ob die Lautstärke hinkommt und die Verständlichkeit.
+Falls keine Antwort kommt, so kann man bei Jitsi bereits an den Icons der Gäste (evt. Maus bewegen damit die erscheinen) bereits sehen, wie die Einstellungen bei den Gästen sind, siehe hier {{ :wiki:jitsi-check.jpg?direct&400 |}} Ein Mouse-over in der linken oberen Ecke zeigt bei Jitsi die Qualität der Anbindung, die kleinen Icons rechts unten zeigen in diesem Fall, dass Mikro und Kamera ausgeschaltet sind. Dies kann man den Gästen verbal kommunizieren und dann kann man erklären, wo das Mikro im Jitsi-Fenster eingeschaltet wird.
+Falls das Aktivieren das Mikros nicht die Lösung ist, so geht es weiter unten weiter.
+Falls der Andere zu hören ist, aber nicht verständlich, vorschlagen einen (anderen) Headset zu verwenden.
+Falls gar keine verbale Kommunikation zustande kommt, bitte den Chat-Kanal öffnen und versuchen, auf diese Weise zu kommunizieren. Falls dies auch nicht klappt, so haben wir Notfallstelefone für (hoffentich) die meisten der Teilnehmer, diese bekommt man von den Erzengeln.
-Falls die:der Speaker:in das Passwort für diesen Talk vergessen hat, so wird innen im Raum angezeigt, dass jemand außen anklopft, das sieht so aus {{ :wiki:moderator5.jpg?direct&400 |}} Ich schlage vor, die:der Speaker:in reinzulassen.  ;-)
 ==== Dringende Tipps für Speaker:in ====
-Chromium (oder Chrome) macht deutlich weniger Probleme als Firefox und Safari. Bitte dringend vorschlagen für diesen Talk auf diesen Browser zu wechseln.
+Chromium (oder Chrome) macht deutlich weniger Probleme als Firefox und Safari. Bitte dringend vorschlagen für diesen Talk auf diesen Browser zu wechseln - speziell dann, wenn es irgendwelche Probleme gibt.
+**Bitte Speaker:in fragen, wie viele Slides in der Präsentation sind.**
+Die Videoregie hätte gern die Info, wie viele Slides in der Präsentation sind. Dann können sie den optischen Eindruck irgendwie besser planen. Bitte diese Info mittels Mumble in den Kanal Videoregie weitergeben, am besten 1x als Text und 1x verbal.
 **Bitte Speaker:in zu einem Upload der Präsentation motivieren.**
-Wir hätten sehr gern (aus mehreren Gründen) wenn die Präsentation als Powerpoint oder LibreOffice Datei vorab hochgeladen würde (Apple Keynote bitte in eines der beiden Formate exportieren). Die dafür notwendige **Upload-URL** ist https://cloud.privacyweek.at/s/CmGmrmCEZjgEs8t
+Wir hätten sehr gern (aus mehreren Gründen) wenn die Präsentation als PDF, Powerpoint oder LibreOffice Datei vorab hochgeladen würde (Apple Keynote bitte in eines der Formate exportieren). Die dafür notwendige **Upload-URL für Slides** ist https://cloud.privacyweek.at/s/6EHQm4MjyLs7q6Z
-Das Hochladen hilft zum Einen unseren Simultan-Übersetzern ganz extrem - sie haben dann den Text vorher mal gesehen.
+Das Hochladen hilft auch unseren Simultan-Übersetzern ganz extrem - sie haben dann den Text vorher mal gesehen. Ebenso hilft ihnen, wenn sie andere Unterlagen zu dem Vortrag bekommen können - sie können sich dann besser auf die (Spezial-)Vokabeln einstellen.
-Zum anderen können wir die Datei dann auf einen virtuellen PC laden und Speaker:in kann diese während des Vortrags selbst steuern. Auf diese Weise kann die Regie flexibel zwischen Eurem Kamerabild und Eurer Präsentation wechseln. Die Zuschauer:innen sehen dann abwechselnd Euch und Eure Präsentation. Das ist mit Abstand die beste 'user experience'. Die Details aus Sicht des Welcome Angels sind weiter unten.
+Zum anderen können wir die Datei dann auf einen virtuellen PC laden und Speaker:in kann diese während des Vortrags selbst steuern. Auf diese Weise kann die Regie flexibel zwischen Eurem Kamerabild und Eurer Präsentation wechseln. Die Zuschauer:innen sehen dann abwechselnd Euch und Eure Präsentation. Das ist mit Abstand die beste 'user experience'. Die Details aus Sicht des Welcome Angels sind weiter unten: [[howto_engel-check#bevorzugte_versiondie_praesentation_vorher_dem_talk_hochladen|Der virtuelle SpeakerPC]]
 ===== Speaker's Agreement =====
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 Dafür haben wir 2 Nextcloud Formulare erstellt:
-DE: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/43KxoTHzAHxCiw7B
+DE: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/fHTpytkX78AHPzHn
-EN: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/eHmgEcwiWi2fD7Q5
+EN: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/jN5LyRnMCxTJ4GZJ
 ===== Ebenfalls bitte erwähnen: Das Trinken und mehr =====
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 Es ist gut, wenn Speaker:innen was zum Trinken zur Hand haben, trockener Hals und so . . .
-**Aber:** bitte dazu sagen, dass es gut ist, z.B. bei einer Podiumsdiskussion mit dem Trinken nach zu warten, bis jemand anderes spricht (und dadurch im Bild ist). Außerdem bitte vor dem Trinken das Mikro muten, die Trinkgeräusche kommen bei den Headset-Mikros sehr schön rüber. Und speziell wenn das Glas an das Mikro stößt, das kann laut sein.  ;-)
+**Aber:** bitte dazu sagen, dass es gut ist, z.B. bei einer Podiumsdiskussion mit dem Trinken noch zu warten, bis jemand anderes spricht (und dadurch im Bild ist). Außerdem bitte vor dem Trinken das Mikro muten, die Trinkgeräusche kommen bei den Headset-Mikros sehr schön rüber. Und speziell wenn das Glas an das Mikro stößt, das kann laut sein.  ;-)
-Bei auch bei der **Ausleuchtung die Speaker:innen** etwas beraten: oft hilft es, wenn der Raum heller ist. Sehr irritierend kann es sein wenn sich der Monitor in der Brille spiegelt: andere Brille versuchen oder die Helligkeit des Schirms vorsichtig etwas runterdrehen.
+Bei auch bei der **Ausleuchtung die Speaker:innen** etwas beraten: oft hilft es, wenn der Raum heller ist. Leicht irritierend kann es sein wenn sich der Monitor in der Brille spiegelt: andere Brille versuchen oder die Helligkeit des Schirms vorsichtig etwas runterdrehen.
+Noch ein Hinweis: Vorsicht bei einem nicht ganz stabilen Tisch - ein Anlehnen an den Tisch kann zu heftigem Schaukeln der Kamera führen, Zuschauer könnten seekrank werden.
 Speaker:innen sind typischerweise sehr dankbar, wenn der:die Welcome Angel darauf aufmerksam machen - wir haben dieses Feedback bereits bekommen. :-)
-=====  Freundliche Begrüßung und Technikcheck =====
-Wenn Speaker, Diskussionsteilnehmer oder Workshop-Organisatoren im Raum sind
-- freundlich verbal begrüßen und auf eine Antwort warten
-- darum bitten, dass die anderen etwas sagen, checken ob die Lautstärke hinkommt und die Verständlichkeit.
-Falls keine Antwort kommt, so kann man bei Jitsi bereits an den Icons der Gäste (evt. Maus bewegen damit die erscheinen) bereits sehen, wie die Einstellungen bei den Gästen sind, siehe hier {{ :wiki:jitsi-check.jpg?direct&500 |}} Ein Mouse-over in der linken oberen Ecke zeigt bei Jitsi die Qualität der Anbindung, die kleinen Icons rechts unten zeigen in diesem Fall, dass Mikro und Kamera ausgeschaltet sind. Dies kann man den Gästen verbal kommunizieren und dann kann man erklären, wo das Mikro im Jitsi-Fenster eingeschaltet wird.
-Falls das Aktivieren das Mikros nicht die Lösung ist, so geht es weiter unten weiter.
-Falls der Andere zu hören ist, aber nicht verständlich, vorschlagen einen (anderen) Headset zu verwenden.
-Falls gar keine verbale Kommunikation zustande kommt, bitte den Chat-Kanal öffnen und versuchen, auf diese Weise zu kommunizieren. Falls dies auch nicht klappt, so haben wir Notfallstelefone für (hoffentich) die meisten der Teilnehmer, diese bekommt man von den Erzengeln.
 ==== Die 2 wichtigsten Fehlermöglichkeiten bei Sprache und Bild ====
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-==== Falls eine Präsentation vorher hochgeladen wurde, so gilt====
+===== Bevorzugte Version: Die Präsentation vorher dem Talk hochladen =====
-Der virtuelle PC muss  in diesem Raum für die Präsentatoren zur Verfügung stehen. Leider kann aber nach derzeitiger Implementierung der virtuelle PC erst genutzt werden, nachdem der vorige Vortrag abgeschlossen ist. D.h. die Regie muss über den Moderator die Nutzung dieses PCs erst frei geben.
+Dies hat viele Vorteile, hier der Ablauf:
-D.h. das kann leider erst in den letzten Minuten geprobt werden. Daher ist es weiter sinnvoll, die Freigabe des Slides vom Speaker:innen-Gerät zu proben.
+Der virtuelle PresenterPC wird dafür in den jeweiligen Raum eingebunden. Hier der Ablauf:
-Wenn der virtuelle PC mit den Slides in den Jitsi-Raum eingefügt wird, so entsteht eine weitere Kachel, so als gäbe es einen weiteren Speaker. Die Freigabe einer Präsentation geht über dieses Menue {{ :wiki:praesentation_virtuel.jpg?direct&300 |}} Dieses Menue erreicht ihr  über die 3 Punkte innerhalb der Kachel, die verwendet wird um für diesen Speaker Einstellungen vorzunehmen. Wichtig ist hier der Punkt 'Fernsteuerung'. Wenn neben '**Fernsteuerung**' das Dreieck gezeigt wird, so kann die Präsentation gestartet werden. Dann kann mit Hilfe der 'Pfeilchentasten' vor und zurück geblättert werden. Wenn dieses Menue wieder aufgerufen wird, so kann die Präsentation wieder gestoppt werden. Das ist aber keine gute Idee, denn bei den Fragen möchten Speaker:innen oft wieder in den Slides blättern. Einfach die Präsentation aktiv lassen, die Regie blendet die eh aus.
+  * wenn Speaker:in da ist, noch mal auf diesen tollen Weg hinweist und bittet, die Präsentation hochzuladen (Link= https://cloud.privacyweek.at/s/6EHQm4MjyLs7q6Z )
+  * mittels Mumble die Videoregie (verbal) kontaktieren und darauf hinweisen, dass der SpeakerPC für den kommenden Talk benötigt wird. Der SpeakerPC ist zwar erst verfügbar wenn der vorige Talk aus ist, aber mit der Vorwarnung geht sich das aus
+  * spätestens 10 Min. vor dem Talk kommt $mensch in den Jitsi-Raum und hilft bei der Konfiguration des SpeakerPCs und der Übergabe der Kontrolle an Speaker:in. Screenshots finden sich etwas weiter unten
+  * Es ist übrigens gut, wenn ihr das Chatfenster bei Nicht-Benutzung des Chats geschlossen habt. Sonst ist das "Reinlassen" Fenster nicht anklickbar, und das wird öfters benötigt, z.B. um den SpeakerPC in den Raum zu lassen und auch Speaker:in falls sie:er mal rausfliegt oder rausgeht, weil was hängt
+Wenn der virtuelle PC mit den Slides in den Jitsi-Raum eingefügt wird, so entsteht eine weitere Kachel, so als gäbe es einen weiteren Speaker. Die Steuerung dieses Geräts geht über folgendes Menue mit dem neuen Menuepunkt '**Fernsteuerung**' {{ :wiki:praesentation_virtuel.jpg?direct&200 |}} Dieses Menue erreicht ihr über die 3 Punkte innerhalb der Kachel von genau diesem SpeakerPC. Mit Hilfe von 'Fernsteuerung' übernimmt dann Speaker:in die Kontrolle über diesen PC, indem die Präsentation durch Albert bereits gestartet wurde.
+Wenn neben '**Fernsteuerung**' das Dreieck gezeigt wird, so kann die Kontrolle über diesen PC übernommen werden. Wenn die Präsentation bereits gestartet wurde kann mit Hilfe der 'Pfeilchentasten' vor und zurück geblättert werden. Dabei ist es hilfreich wenn Speaker:in diese Kachel durch anklicken groß darstellt.
+Wenn dieses Menue später wieder aufgerufen wird, so könnte die Präsentation wieder gestoppt werden. Das ist aber keine gute Idee, denn bei den Fragen möchten Speaker:innen oft wieder in den Slides blättern. Einfach die Präsentation aktiv lassen, die Regie blendet die eh aus.
 ==== Präsentation vom Gerät des Teilnehmers ====
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 Wenn die fehlenden Moderatorrechte nachträglich entdeckt wird, so kann das behoben werden indem ein beliebiger Welcome Angel später wieder in diesen Raum geht und die Weitergabe der Moderatorenrechte dann durchführt.
+===== Optionaler Schritt: diesen Raum absichern =====
+Falls wir im Laufe der Woche Anlass sehen, die Sicherheit unserer Jitsi-Räume zu erhöhen, so würden wir die Räume nach dem Starten durch den Engel zusätzlich absichern.
+Um einen Raum (optional) abzusichern muss der Engel in der Steuerungsleiste das Schildsymbol nutzen. Dann kommt {{ :wiki:passwort1.jpg?direct&300 |}} Auf dem Bild ist die Lobby-Feature aktiviert und ein Passwort gesetzt. Ob wir Passwort benötigen kann von Fall zu Fall entschieden werden nachdem sich alle Beteiligten (Speaker, Moderator:in und Regie) im Raum befinden und sich auf ein geeignetes Passwort einigen.
+Lobby-Feature bedeutet, dass eine explizite Freigabe pro Eintritt zum Raum gegeben werden muss.
 ==== Hilfe im Notfall ====
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 **Philipp** Tel/Signal: +43 680 218 6406, Matrix: @philipp_s:matrix.org, Mail: philippschaumann@mailbox.org
+Hier geht es zur [[pw21online|Übersicht der Dokus]]