Engel-Checkliste Raum- und Speakerbetreuung in BBB

Dies gilt für alle Engelrollen: Wenn was klemmt, z.B. eine Rolle nicht besetzt ist oder jemand ausfällt oder ihr Zugangscredentials braucht, so gibt es Hilfe bei den Erzengeln. Die findet Ihr im Himmel und der ist in Mumble.

Unser Mumble-Zugang im Wiener Chaos: Wir empfehlen den Native Mumble Client: Address: mumble.uber.space Port: 48980 Raum-Adresse ist: PrivacyWeek / Himmel - WebClient: mumble.uber.space/ws

Nach dem Aufruf der URL eines BBB Servers bekommt ein nicht eingeloggter Nutzer (z.B. ein Workshop-Teilnehmer angeboten, einem Raum beizutreten.

Um BBB-Räume administrieren, z.B. starten, als Engel betreuen oder konfigurieren zu können, muss sich dieser Engel zuerst einen Benutzername / Password wählen. Dies geschieht z.B. https://workshops.privacyweek.at/b/admins/rooms

Wenn ein Nutzer noch nicht registriert ist, so erfolgt beim Aufruf eine Weiterleitung auf 'PrivacyWeek Engel Login'. Dort bitte Benutzername, Password eingeben, 'Remember me' ist hilfreich.

Dieser Benutzer-Account muss dann 'freigeschaltet' werden, z.B. durch Kontakt mit Philipp (siehe unten). Wenn dies geschehen ist, so kann dann mittels „Sign In“ auf https://workshops.privacyweek.at/b/admins/rooms eingeloggt werden kann (das wird dann ein re-direct, einfach warten bis das abgelaufen ist).

Der nächste Abschnitt zeigt, wie es dann auf dieser Seite weitergeht.

Alle BBB-Räume für den jeweiligen Tag sind bereits automatisch angelegt. Sie müssen aber noch eröffnet/gestartet, bzw. auf folgende Weise betreten werden.

Die Liste aller Räume, die für diesen Tag relevant sind, ist auf https://workshops.privacyweek.at/b/admins/rooms

Um einem Raum beizutreten oder den Raum zu Starten klickt man auf die 3 Punkte ganz am rechten Rand des oberen Bildes. Dort kann 'Start' gewählt werden, das eröffnet den Raum und führt auch gleich in den Raum hinein.

Auch das Beitreten zu diesem Raum sollte mit Hilfe dieser '3 Punkte' erfolgen: 'Join'. Dadurch, dass ein Engel über diesen Zugang einstiegt, werden automatisch Administrationsrechte vergeben, und das kann bei der Arbeit recht hilfreich sein. (Bei einem Eintritt über den öffentlichen Link ist auch der Engel 'nur' Teilnehmer.)

Ein weiter Punkt, der über die '3 Punkte' erledigt wird ist die Raumadministration. Das kann dann z.B. so aussehen

Als Moderator können die Angel dann einiges, z.B. störende Personen entfernen. Erklärungen zu den Möglichkeiten als Moderator in BBB gibt es im Tutorial How-To für Raum-Konfiguration in BigBlueButton (BBB) und im Tutorial für Welcome Angel Engel-Checkliste Raum- und Speakerbetreuung in BBB. Aber Vorsicht: Das Entfernen ist ziemlich permanent, die IP-Adresse des Menschen wird blockiert.

Während auf die Workshop-Organisatoren gewartet wird bitte sicherstellen,

1. dass die eigene Kamera, Mikro und Lautsprecher funktionieren,
2. dass die Freigabe einer Anwendung klappt,
3. checken, ob für diesen Workshop eine Teilnehmerlimitierung geplant ist (dies wird bei der Raumkonfiguration bereits im Namen eingetragen. In diesem Fall muss jeder einzelne Teilnehmer 'anklopfen', einzeln eingelassen werden und wenn der Raum 'voll' ist sollte wenn möglich der Name des Workshops so geändert werden, dass angezeigt wird, dass der Workshop überfüllt ist, z.B. „workshop ABC -leider ausgebucht“ - voraussetzung ist, dass die entsprechenden Rechte vorliegen. Details siehe weiter unten Umgang mit Teilnehmerbeschränkungen in BigBlueButton (BBB)
4. vor allem checken ob diese Präsentatoren oder Workshop-Organisatoren evt. eine Präsentation auf den Nextcloud-Server geladen haben und ob diese auch zur Verfügung steht. Das Hochladen von Slides und/oder Videos geht übrigens über den Link https://cloud.privacyweek.at/s/CmGmrmCEZjgEs8t ( die URL wird noch aktualisiert )
5. Falls dann immer noch Zeit ist, so empfielt es sich, die verschiedenen Konfigurationsoptionen und Menues noch mal auszuprobieren um noch sicherer zu wissen, wo sich was befindet. Auch sollte das Tutorial How-To BBB zur Hand sein, dort finden sich viele Tipps und Optionen für Trouble bei den Teilnehmern.

Das Anlegen und initiale Konfigurieren von BBB-Räumen ist dokumentiert in How-To für Raum-Konfiguration in BigBlueButton (BBB)

Falls eine Präsentation vorher hochgeladen wurde, so gilt

Im Fall von BBB muss sich die Präsentation jetzt in der entsprechenden Ablage befinden - im folgenden Beispiel ist nur die default-pdf zu sehen und keine Benutzer-Präsentation: Diese Ablage bekommt man über das + Symbol links unten, dann „Präsentation hochladen“. Dann werden die Präsentationen angezeigt die für diesen Raum gespeichert sind, „default.pdf“ ist immer dort zu finden, das ist der „Welcome-Screen“ und Seite 1 ist das Whiteboard.

Wie bei jedem Kongress brauchen auch wir ein Speaker's Agreement. Bitte die Speaker:innen danach fragen und noch mal höflich erinnern. Die ersten beiden Kästchen brauchen wir auf jeden Fall - das dritte Kästchen entspricht unseren üblichen Arbeitsweisen und über das vierte Häkchen würden uns sehr freuen. Wenn die ersten beiden nicht angeklickt sind, können wir den Talk Workshop nicht übertragen.

Dafür haben wir 2 Nextcloud Formulare erstellt:

DE: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/fHTpytkX78AHPzHn

EN: https://cloud.privacyweek.at/apps/forms/jN5LyRnMCxTJ4GZJ

Wenn Speaker, Diskussionsteilnehmer oder Workshop-Organisatoren im Raum sind - freundlich verbal begrüßen und auf eine Antwort warten - darum bitten, dass die anderen etwas sagen, checken ob die Lautstärke hinkommt und die Verständlichkeit.

Falls keine Antwort kommt, so kann es bei BBB passieren, dass der Gast beim Beitritt zum Raum das Mikro nicht aktiviert hatte. Dies sieht man aber sehr schön in folgendem Bild mit Kopfhörer statt Mikro An dieser Stelle muss der Gast neu einsteigen.

Falls das Aktivieren das Mikros nicht die Lösung ist, so geht es weiter unten weiter.

Falls der Andere zu hören ist, aber nicht verständlich, vorschlagen einen (anderen) Headset zu verwenden.

Falls gar keine verbale Kommunikation zustande kommt, bitte den Chat-Kanal öffnen und versuchen, auf diese Weise zu kommunizieren. Falls dies auch nicht klappt, so haben wir Notfallstelefone für (hoffentich) die meisten der Teilnehmer, diese bekommt man von den Erzengeln.

Wer an vielen virtuellen Events teilnimmt der weiß, dass Teilnehmer oft mit Technik-Herausforderungen kämpfen bevor sie mit Bild und Ton online sind.

Wenn der Gast bereits das Mikro aktiviert hat (dies sieht man am Icon für den Gast, siehe oben) dann verbleiben als häufigste Probleme unserer Erfahrung nach:

1. Die Einstellungen zu Freigabe von Kamera, Mikro und Bildschirm am jeweiligen Browser
2. Die Systemeinstellungen des jeweiligen Betriebssystems

1. Probleme bei den Freigaben im Browser

Je nach Browser-Einstellungen hatte der Web-Browser den Gast vor dem Beitreten zuerst nach der Erlaubnis gefragt, Kamera und Mikrofon benutzen zu dürfen (leider unterschiedlich pro Browser). Beides muss freigegeben werden. Falls dies vor dem Einstieg nicht sauber passiert ist, sie kann dies nun in der Browserleiste des jeweiligen Browsers durch Klick auf den Icon links von der URL gecheckt und nachgeholt werden. Hier zum Beispiel im Chromium. Firefox: Bei Firefox müsst Ihr ggf. beim Wechsel zwischen Kamera und Bildschirmfreigabe diesen Dialog später durch einen Klick auf das Schloss-Symbol links von der Adresszeile noch einmal wiederholen. (Dies ist übrigens auch im Tutorial für die Speaker beschrieben):

Ein weiteres mögliches Problem mit der Kamera ist folgende Fehlermeldung „camera cannot be activated for unknown reasons“ Dies trippt z.B. dann auf, wenn die Kamera in einer anderen Anwendung aktiv ist, z.B. in einem anderen Browser. Erster Versuch ist daher das Schließen von anderen Programmen/Browsern. Falls das auch nichts bringt, so hilft bestimmt ein Restart.

Bei Geräten mit 2 Kameras haben wir erlebt, dass die falsche Kamera aktiv ist. In solchen Fällen können die Kameras bei Win10 in der Kamera-App vertauscht werden.

2. Probleme mit den Systemeinstellungen

Die zweite mögliche Fehlerquelle bei fehlener Audio-Kommunikation kann an Systemeinstellungen liegen - für Win10 (rechte Maustaste auf das Lautsprechersymbol) gibt die Option, den Lautsprechermixer zu checken.

Bei Win10 beispielsweise aktiviert man den Lautsprechermixer (engl. Volumemixer) mit der rechten Maustaste auf dem Lautsprecher in der Taskleiste: engl. Im Lautsprechermixer/Volumemixer schauen, dass der jeweilige Browser nicht deaktiviert oder zu leise ist, wie hier zB Chrome de-aktiviert ist:

Das Problem kann aber auch in den Sound-Einstellungen liegen, z.B. falsche Audiogeräte konfiguriert (Kopfhörer, die aber nicht 'drinstecken' o.ä. - Achtung: Headsets die über einen Klinkenstecker verbunden sind werden (typischerweise) nicht als separate Geräte aufgeführt, sondern sie fallen unter die Default-Systemgeräte. führt z.B. zu In diesem Fenster kann auch das Mikrofon getestet werden, es sollten bei Geräuschen Ausschläge an der Pegel-Anzeige zu sehen sein. Manchmal hilft ein Reboot, aber diese Sound-Einstellungen können auch penetrant permanent sein.

Wenn Lautsprecher und Mikrofon klappen, so sollten die Teilnehmer mal die Kamera aktivieren. Dann sollte sowohl im BBB-Hauptfenster die Person zu sehen sein. Falls gar nichts kommt, so könnten dies wieder Freigabeprobleme des Browsers sein.

Wenn die Kamera aktiv ist, so kann die Ausleuchtung sub-optimal sein (z.B. Gegenlicht, aber evt. ist das auch gewollt). Einfach Feedback geben und nachfragen ob das so OK ist.

Wenn ein Präsentator aus grundsätzlichen Gründen keine Kamera aktivieren möchte, so ist das natürlich auch OK.

Wenn Lautsprecher, Mikrofon und Kamera klappen, so sollte bei Präsentationen die Bildschirmfreigabe, bzw. Freigabe einer Anwendung geübt werden. Hier wird jetzt erst mal der Fall beschrieben, dass die Präsentation NICHT vorher hochgeladen wurde.

Die Anleitungen für BBB findet sich in den Tutorials. Optimalerweise wird dabei nicht der gesamte Bildschirm freigegeben. Wenn Präsentationen im Vollbildmodus laufen, so können die Teilnehmer das Chat-Fenster nicht mehr sehen, daher habe ich für einige Programm in den Tutorials wie ohne Vollbildmodus präsentiert werden kann (aber wenn das nicht klappt so ist das nicht tragisch, solange eine Sprachverbindung erhalten bleibt).

Präsentatoren sollten wenn die Freigabe klappt das Weiterblättern probieren und dann vielleicht einfach mal mit dem Vortrag beginnen. Dabei kann dann Feedback gegeben werden falls etwas nicht passt, z.B. falls die Lautstärke beim Präsentieren stark schwankt weil die Entfernung vom Mikro zu stark schwankt.

In BBB gibt es jetzt immer noch die Option, die Präsentation jetzt noch auf den BBB-Raum hochzuladen, siehe Screenshot. Über das + Symbol können auch bereits hochgeladene Präsentationen gestartet oder ein externes Video gezeigt werden.

Das Hochladen sieht folgendermaßen aus: Dann muss „Hochladen“ geklickt werden. Es folgt die automatische Konvertierung in ein Präsentationsformat bei dem alle Animationen verloren gehen. Die Präsentation ist auch sofort auf dem Bildschirm.

Um wieder einen „leeren“ Bildschirm zu bekommen kann man wieder das + Symbol nutzen, und bekommt wählt wieder „Präsentation hochladen“ Aber diesmal lädt man nichts mehr hoch sondern selektiert einfach nur wieder den Default, dessen Seite 2 die leere Seite ist

Wenn die Veranstalter eines Workshops nur eine begrenzte Teilnehmerzahl erlauben, so haben wir 2 Optionen das umzusetzen (die beide nicht wirklich toll sind - leider kann eine maximale Zahl von Teilnehmern NICHT angegeben werden.

Wir haben uns daher für die Option entschieden, bei der alle Teilnehmer erst mal in den Raum kommen, aber der workshop selbst dann in einem Break-out Room stattfindet. Für Break-out Rooms können Teilnehmer einzeln als zutrittsberechtigt erklärt werden.

Leider muss dann händisch Buch geführt werden, wer die ersten n Teilnehmer waren und die werden dann im Beak-out Room berechtigt. Den anderen Teilnehmern kann die Überfüllung erklärt werden und evt. ein Alternativ-Termin angeboten werden.

Bereits beim Anlegen des Raumes sollte auf die begrenzte Kapazität im Namen hingewiesen werden. Das kann so aussehen: Bevor der Workshop beginnt wird mittels Zahnrad-Symbol ein Break-out Room erstellt: Dies bringt dann folgendes Bild. Wichtig ist, dass die Zeitlimitierung hoch genug eingestellt wird, Default ist 15 Min!! Bei 'not assigned' sieht man die Teilnehmer, leider NICHT in der Reihenfolge des Erscheinens (diese Reihenfolge muss separat geführt werden). Durch „rüberziehen“ der Teilnehmer in den Raum 1 bekommen diese dann das Recht, sich in Raum 1 einzuwählen. so dies das nach dem „rüberziehen“ aus: Benuter 1 und 2 dürfen rein, 3 darf nicht. Außerhalb des Raumes müssen nun die Teilnehmer die Break-out öffenen, siehe hier Benutzer 1 und 2 können sich in den Raum 1 „reinklicken“, alle anderen leider nicht.

Hierbei wird der Raum mit der Benutzerlimitierung so konfiguriert, dass die Teilnehmer 'anklopfen' müssen und einzeln eingelassen bis der Raum 'voll' ist. Der Besucher bekommt beim Versuch, den Raum zu betreten diese Meldung im Browser:

Im Raum selbst bekommen die Moderatoren, d.h. die 'Welcome-Angel BBB' folgende Anzeige: Auf diesem Bild wird ein wartender Teilnehmer angezeigt, (der Name findet sich in der Liste rechts unten im Bildschirmausschnitt. Am sichersten ist es, jeden Benutzer der dort angezeigt wird, einzeln einzulassen „Accept“ bis die von den Veranstaltern gewünschte Kapazität erreicht ist.

Wenn der:die Angel die entsprechenden Admnistrationsrechte hat, so wäre es jetzt schön, im Namen des Workshops bereits anzuzeigen, dass der Workshop ausgebucht ist, zB mit „workshop ABC -leider ausgebucht“.

Warnung! Das Ändern einer Sprache in BBB während der Raum genutzt wird kann dazu führen, dass keiner der Teilnehmer mehr gehört wird. D.h. die Sprache des Raumes muss vor dem öffentlichen Start des Raumes passieren.

Die Sprache wird durch die Person geändert, die auch das Recht hat den Raum zu starten. Um die Sprache zu ändern muss mensch in den Raum gehen, dann finden sich dort rechts oben 3 Punkte - dies führt zu „Einstellungen öffnen“ und das führt zu den „Einstellungen“. Ziemlich am Ende der Aufzählung findet sich „Sprache“. Dann den Raum wieder schließen.

Philipp Tel/Signal: +43 680 218 6406, Matrix: @philipp_s:matrix.org, Mail: philippschaumann@mailbox.org

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